PERENCANAAN STRATEGIS

BAB I  

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen, karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain tak akan dapat berjalan.

Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah recana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Recana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan. 

Memikirkan masalah sebagai sesuatu hal yang buruk adalah suatu hal yang mudah untuk dilakukan, karena kita jarang mengartikan frase mengambil keuntungan dari sebuah situasi sama halnya dengan kita mengartikan frase memperbaiki sebuah situasi yang buruk. Kita akan memperhitungkan peraihan kesempatan kedalam pemecahan masalah dengan mendefinisikan masalah sebagai suatu kondisi atau peristiwa yang merugikan atau memiliki potensi untuk merugikan bagi sebuah perusahaan atau yang menguntungkan atau memiliki potensi untuk menghasilkan keuntungan. Selama proses pemecahan masalah, manajer akan terlibat dalam pengambilan keputusan.

Di kehidupan sehari-hari kita sebenarnya kehidupan yang selalu bersangkutan dengan keputusan. Keputusan merupakan kesimpulan terbaik yang diperoleh setelah melakukan musyawarah. Pengambilan keputusan sangat penting dalam manajemen dan merupakan tugas utama dari seorang pemimpin.

B.     Rumusan Masalah

1.        Pengertian perencanaan?

2.        Pentingnya suatu perencanaan?

3.        Jenis-jenis perencanaan?

4.        Hubungan perencanaan dengan fungsi-fungsi lain!

5.        Proses penyusunan perencanaan!

6.        Ciri-ciri rencana yang baik!

7.        Efektifitas perencanaan!

C.     Tujuan

1.        Pembaca dapat memahami bentuk perencanaan yang strategi

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Perencanaan strategis

1.      Pengertian perencanaan

Perencanaan ialah sejumlah kegiatan yang ditentukan sebelumnya untuk dilaksanakan pada suatu periode tertentu dalam rangka mencapai tujuan yang ditetapkan.

Beberapa tokoh juga berpendapat tentang arti dari perencanaan:

a.       Harold Koontz dan Cyril O’Donnel

Perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan-tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, program-program dari alternatif-alternatif yang ada.

b.      G.R.Terry

Perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

c.       Louis A.Allen

Perencanaan adalah menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diiginkan.

d.      Billy E.Goetz

Perencanaan adalah pemilihan yang fundamental dan masalah perencanaan timbul,jika terdapat alternatif-alternatif.

e.       Drs.H.Malayu S.P Hasibuan

Rencana adalah sejumlah keputusan mengenai keinginan dan berisi pedoman pelaksanaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan itu. Jadi,setiap rencana mengandung dua unsur,yaitu:”tujuan dan pedoman” .

f.       Bintoro Tjokroaminoto

Proses mempersiapkan kegiatan kegiatan secara sistematis yang akan dilakukan untuk mencapai tujun tertentu.

g.      Prajudi Atmosudirdjo

Perencanaan adalah perhitungan dan penentuan tentang sesuatu yang kan di jalankan dalam rangka mencapai tujuan tertentu, siapa yang melakukan, bilamana, dimana, dan bagaimana cara melakukanya.

h.      S.P. Siagian

Perencanaan sebagai keseluruhan proses pemikiran secara matang menyangkut hal hal yang akan di kerjakan dimasa datang dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

2.      Pentingnya suatu perencanaan

Salah satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan-tujuan di waktu yang akan datang, sehingga dapat meningkatkan pengambilan keputusan yang lebih baik. Oleh karena itu, perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif, sehingga manajemen tidak hanya bereaksi terhadap lingkungannya, tapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha.

Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan:

a.       untuk mencapai “protective benefits” yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan     keputusan

b.      untuk mencapai “positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

Tujuan perencanaan:

a.       Standar Pengawasan, yaitu mencocokan pelaksanaan dengan perencanaanya.

b.      Mengetahui kapan pelaksanaan dan selesainya suatu kegiatan

c.       Mengetahui siapa saja yang terlibat ( struktur organisasinya ), baik kualifikasinya maupun kuantitasnya.

d.      Mendapat kegiatan yang sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan.

e.       Meminalkan kegiatan kegiatan yang tidak produktif dan menghemat biaya, tenaga dan waktu.

f.       Memberikan Gambaran yang menyeluruh mengenai kegiatan pekerjaan.

g.      Menyerasikan dan memadukan beberapa sub kegiatan.

h.      mendeteksi hambatan kesulitan yang bakal ditemui.

i.        Mengarahkan pada pencapaian tujuan

Beberapa manfaat perencanaan adalah:

a.       membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.

b.      memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.

c.       membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.

d.      memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi.

e.       memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi.

f.       membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.

g.      meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.

h.      menghemat waktu, usaha, dan dana.

3.    Hubungan perencanaan dengan fungsi-fungsi lain

     Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan-kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan, saling tergantungdan berinteraksi.  Berikut ini penjelasan tentang hubungan nya:

a.       Pengorganisasian dan penyusunan personalia.

                        Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya-sumber daya keuangan, pisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukan cara dan menunjukan sumber daya-sumber daya tersebut untuk mencapai efektivitas paling tinggi.

b.      Pengarahan.

             Fungsi pengarahan selalu berkaitan dengan perencanaan. Perencanaan menentukankombinasi yang paling baik dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumber daya-sumber daya dan hubungan-hubungan yang di perlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan.

c.       Pengawasan.

             Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat, sehingga sering disebut sebagai “kembar siam” dalam manajemen. Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif. Oleh karena itu, pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana. Tujuan setiap rencana adalah untuk membantu sumber daya dalam kontribusinya secara positif terhadap pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.

4.    Jenis-jenis perencanaan

Ada beberapa macam  jenis perencanaan yang ditinjau dari beberapa segi, yaitu:

a.       Jenis perencanaan menurut prosesnya:

1.      Policy Planning, suatu rencana yang memuat kebiajkan-kebijakan saja, tentang garis besar atau pokok dan bersifat    umum Mengenai apa dan bagaimana melaksanakan kebijakan itu tidak dirumuskan.

Contohnya ada pada GBHN

2.      Program Planning, merupakan perincian dan penjelasan dari pada policy planning. Dalam perencanaan ini biasanya memuat, hal-hal berikut:

Ø Ikhtisar tugas-tugas yang harus dikerjakan

Ø Sumber-sumber dan bahan-bahan yang dapat digunakan

Ø Biaya, personalia, situasi dan kondisi pekerjaan

Ø Prosedur kerja yang harus dipatuhi

Ø Struktur organisasi yang harus dipenuhi

3.      Operational Planning (perencanaan kerja), yakni suatu perencanaan yang memuat hal- hal yang bersifat teknis seperti cara-cara pelaksanaan tugas agar berhasil mencapai tujuanyang lebih tinggi. Hal-hal yang sering kali dimuat dalam perencanaan ini adalah:

Ø Analisa dari pada program perencanaan

Ø Penetapan prosedur kerja

Ø Metode-metode kerja

Ø Tenaga-tenaga pelaksana

Ø Waktu, dan sebagainya

b.      Jenis perencanaan menurut jangka waktunya

1.      Long Range Planning, yaitu perencanaan jangka panjang yang dalam pelaksanaannya membutuhkan waktu lebih dari tigatahun

2.      Intermediate Planning, yaitu perencanaan jangka menengahyang waktu pelaksanaanya membutuhkan waktu antara1 hingga 3 tahun

3.      Short Range Planning, yaitu perencanaan jangka pendek yangpelaksanaannya membutuhkan waktu kurang dari 1 tahun

c.       Jenis perencanaan menurut wilayah pelaksanaannya

1.      National Planning, yakni rencana yang diperuntukkan bagi seluruh  wilayah negara.

2.      Regional Planning, yakni rencana untuk suatu daerah

3.      Local Planning, yakni rencana untuk suatu daerah yang sangat terbatas.

d.      Jenis perencanaan menurut penggunaannya

1.      Single Use Planning, yaitu suatu perencanaan hanya untuk sekali pakai saja. Dalam artian jika rencana tersebut telah tercapai, maka tidak akan digunakan lagi

2.      Repeats Planning, yaitu perencanaan yang dipakai secara berulang-ulang, walaupun sudah dilaksanakan berkali-kali

e.       Jenis perencanaan dilihat dari segi luasnya usaha kegiatan

1.      General Planning, suatu rencana yang dibuat secara garis besardan menyeluruh untuk kegiatan kerja sama yang lebi luas. Misalnya rencana Kepala Bidang Kanwil untuk satu tahunpelajaran

2.      Special (Concentrated) Planning, suatu rencana mengenaikeegiatan khusus, misalnya perencanaan yang dilakukan oleh kepala sekolah untuk mengatasi kesulitan belajar dikelas IPA.

f.       Jenis Perencanaan Menurut James Af Stoner dan R . Edward Freeman, 1994

1.      Perencanan strategis, perencanaan yang dilakukan oleh para manajer puncak dan menengah untuk mencapai tujuan organisasi yang lebih luas, 

2.      Perencanaan operasional , perencanaan yang memperlihatkan bagaimana perencanan strategis akan di implementasikan dalam kegiatan sehari hari.

5.    Proses penyusunan perencanaan

       Sebelum para manajer dapat mengorganisasi, memimpin, atau mengendalikan, terlebih dahulu mereka harus membuat rencana yang memberikan arah pada setiap kegiatan organisasi. Pada tahap perencanaan para manajer menentukan apa yang akan dikerjakan, kapan akan mengerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan siapa yang akan mengerjakannya.

       Kebutuhan akan perencanaan ada pada semua tingkatan manajemen dan semakin meningkat pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi, dimana perencanaan itu mempunyai kemungkinan dampak yang paling besar pada keberhasilan organisasi. Pada tingkatan top manajer pada umumnya mencurahkan hampir semua waktu perencanaannya jauh ke masa depan dan pada strategi-strategi dari seluruh organisasi. Manajer pada tingkatan yang lebih rendah merencanakan terutama untuk subunit mereka sendiri dan untuk jangka waktu yang lebih pendek.

       Terdapat pula beberapa variasi dalam tanggung jawab perencanaan yang tergantung pada ukuran dan tujuan organisasi dan pada fungsi atau kegiatan khusus manajer. Organisasi yang besar dan berskala internasional lebih menaruh perhatian pada perencanaan jangka panjang daripada perusahaan lokal. Akan tetapi pada umumnya organisasi perlu mempertimbangkan keseimbangan antara perencanaan jangka panjang maupun perencanaan jangka pendek. Karena itu penting bagi para manejer untuk mengerti peranan perencanaan jangka pendek dan jangka panjang dalam pola perencanaan secara keseluruhan.

Menurut T. Hani Handoko (1999) kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap sebagai berikut:

1.      Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.

2.      Merumuskan keadaan saat ini

3.      Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan

4.      Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan

Perencanaan yang efektif dan baik memiliki langkah-langkah sebagai berikut:

1.      Menyadari adanya perluang. Artinya, kesadaran akan suatu kesempatan merupakan titik awal yang sebenarnya dari perencanaan. Hal itu meliputi suatu pandangan pendahuluan terhadap kemungkinan adanya peluang-peluang di hari depan dan kemampuan untuk melihatnya dengan jelas dan lengkap, suatu pengetahuan tentang dimana kita berdiri pada sudut kekuatan dan kelemahan kita, suatu pengertian tentang mengapa kita ingin memecahkan ketidak pastian, dan suatu visi tentang apa yang menurut harapan kita akan kita dapatkan.

2.      Menentukan tujuan. Artinya, tujuan-tujuan yang menentukan hasil-hasil yang diharapkan menggambarkan hal-hal akhir yang harus dilakukan, dimana penekanan penting harus ditempatkan, dan apa yang harus dicapai oleh jaringan strategi, kebijakan, prosedur, peraturan, anggaran dan program-program.

3.      Menentukan Premis. Artinya, Premis adalah asumi-asumi perencanaan. Dengan kata lain, lingkungan yang diharapkan dari rencana-rencana yang sedang dilaksanakan. Apabila premis perencanaan yang konsekuen makin dipahami oleh perencana, maka akan semakin terkoordinasilah perencanaan perusahaan itu.

4.       Menentukan arah tindakan alternatif. Artinya, langkah keempat di dalam perencanaan adalah mencari dan memeriksa arah-arah alternatif dalam tindakan, khususnya yang tidak nampak dengan segera.

5.      Mengevaluasi arah tindakan alternatif. Artinya, dalam langkah ini, tindakan dan kegiatan yang telah dilakukan perlu dilakukan evaluasi kekurangan dari tindakan alternative yang diambil dan dirasa menghambat atau menggangu jalannya kegiatan tujuannya agar tidak terjadi kesalahan para tahap-tahap selanjutnya dari kegiatan tersebut.

6.      Memilih satu arah tindakan, artinya langkah yang terakhir dari perencanaan ini merupakan langkah yang paling menentukan untuk melanjutkan pada proses pelaksanaan.

6. Pendekatan dalam perencanaan

1.      Perencanaan inside-out dan perencanaan outside-in

      Perencanaan inside-out: terfokus pada yang sudah dilakukan dan mengusahakan untuk melakukan yang tebaik yang dapat dilakukan. Ini meningkatkan efektivitas organisasi. 
Perencanaan outside-in: dari analisa lingkungan eksternal muncul perencanaan untuk mengeksploitasi kesempatan-kesempatan dan meminimisasi permasalahan yang terjadi. Kedua perencanaan ini dapat dikombinasikan agar optimal.

2.      Perencanaan top-down dan perencanaan bottom-up

            Perencanaan dari atas ke bawah (top-down): manajer dibawah manajer puncak membuat perencanaan berdasarkan tujuan yang telah ditentukan manajer puncak.
Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up) dikembangkan pada tingkatan yang lebih bawah tanpa adanya batasan yang secara teratur melewati hirarki tersebut ke tingkat manajer puncak. Kelebihan: kuatnya komitmen dan kepemilikan dalam perencanaan yang lebih rendah. Kelemahan: bila terlalu ekstrim mungkin akan gagal untuk menghasilkan seluruh tugas yang terintegrasi dalam organisasi secara keseluruhan.

3.      Perencanaan contingency

Perencanaan yang terfokus pada pemikiran ke depan. Perencanaan ini meliputi penentuan alternatif-alternatif tindakan yang dapat diimplementasikan seandainya perencanaan orisinil tidak sesuai karena adanya perubahan keadaan. Kunci: prediksi perubahan yang akan datang yang dapat berakibat pada perencanaan yang sedang dijalankan.

7.    Ciri-ciri rencana yang baik

Perencanaan yang baik dapat dinilai jika adanya :

1.      Perencanaan disusun sesuai dengan tujuan perusahaan

2.      Tepat sasaran

3.      Manager menjalankan fungsinya sebagai seorang coordinator

4.      Anggota atau karyawan berada dalam satu koordinasi

5.      Anggota atau karyawan menjalankan fungsinya sesuai dengan perencanaan program

6.      Adanya peningkatan kualitas kerja karyawan atau anggota

7.      Perencanaan berhasil membuat sebuah pelaksanaa

8.      Adanya pembagian sub-sub koordinasi untuk menjalankan sebuah program

9.      Adanya kesepahaman antara manager dengan karyawan atau anggotanya dalam membuat sebuah perencanaan

8.    Efektifitas perencanaan

Perencanaan yang baik dan efektif akan berjalan baik dan baik atau tidaknya menurut George R Terry dapat diketahui melalui pertanyaan-pertanyaan dasar mengenai perencanaan, yaitu 5W+1H :

a.        What (apa),

Membicarakan masalah tentang apa yang menjadi tujuan sebuah perencanaan dan hal-hal yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan perencanaan tersebut.

b.      Why (mengapa),

 Membicarakan masalah mengapa tujuan tersebut harus dicapai dengan mengapa beragam kegiatan dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut.

c.       Where (dimana)

Membicarakan masalah dimana program dalam perencanaan tersebut dilaksanakan.

d.      When (kapan),

Membicarakan masalah kapan kegiatan tersebut akan dilaksanakan dan diakhiri.

e.       Who (siapa),

Membicarakan masalah siapa yang akan melaksanakan program tersebut.

f.       HOW (bagaimana).

Membicarakan masalah bagaimana cara melaksanakan program yang direncanakan tersebut.

 Dengan melakukan kategori di atas, maka seorang manager akan mudah dalam melaksanakan program atau kegiatan yang direncanakannya. Hal ini dikarenakan, metode yang dilakukannya terpola secara baik dan berkesinambungan yang melibatkan berbagai macam objek penunjang pelaksanaan program atau kegiatan.

dilain hal, sebeuh perencanaan yang baik dan efektif haruslah memiliki criteria-kriteria sebagai berikut:

1.      Logis dan Rasional. Artinya, apa yang dirumuskan dapat diterima oleh akal, dan oleh sebab itu maka perencanaan tersebut bisa dijalankan.

2.      Komprehensif. Perencanaan yang baik juga harus memenuhi syarat komprehensif.  Artinya menyeluruh dan mengakomodasi aspek-aspek yang terkait langsung terhadap perusahaan. Perencanaan yang baik tidak hanya terkait dengan bagian yang harus kita jalankan, tetai juga dengan mempertimbangkan koordinasi dan integrasi dengan bagian lain di perusahaan.

3.      Fleksibel. Artinya, perencanaan yang baik diharapkan dapat beradaptasi dengan perubahan dimasa yang akan datang, tapi bukan berarti perencanaan itu dapat diubah seenaknya

a.       Komitmen. Perencanaan yang baik harus merupakan dan melahirkan komitmen

terhadap seluruh anggota organisasi untuk bersama-sama berupaya mewujudkan tujuan organisasi. Komitmen dapat dibangun dalam sebuah perusahaan jika seluruh anggota di perusahaan beranggapan bahwa perencanaan yang dirumuskan telah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi.

b.      Realistis, perencanaan yang baik perlu memenuhi persyaratan realistis. Artinya, apa yang dirumuskan oleh perusahaan sesuai dengan fakta dan wajar untuk dicapai dalam kondisi tertentu yang dihadapi perusahaan.

vHambatan Perencanaan Yang Efektif Dan Baik

§  Seorang manajer bertindak otoriter

Manajer disini, tidak memikirkan kebutuhan karyawan hanya megutamakan aturan yang mengikat karyawan dalam membuat perencanaan.

§   Kurangnya koordinasi
Kurangnya koordinasi antara atasan dengan bawahan sehingga menyebabkan perncanaan kurang terarah

§  Kurangnya sumber daya manusia
Sumber daya manusia dalam kategori jumlah dan keterampilan

§  Kurangnya sumber daya modal

§  Karyawan atau anggota lebih memikirkan kebutuhan pribadi

§  Penyusunan rencana yang lamban seringkali membuat fungsi-fungsi dari setiap bagian perusahan tidak berjalan dengan smestinya.

BAB III
PENUTUP

1.      KESIMPULAN

Dari pembahasan tersebut  bisa disimpulkan perencanaan suatu hal yang dipergunakan untuk mencapai tujuan- tujuan di waktu yang akan datang dan dapat meningkatkan keputusan yang Baik. perencanaan tidak pernah lepas dari kegiatan kehidupan manusia , karena semua orang mempunyai perencanaan untuk kehidyupan yang akan datang. Perencanaan diharapkan mendapatkan keberhasilan yang maksimal yang telah direncanakan sebelumnya.

Perencanaan  di bagi kedalam beberapa macam yaitu : proses, waktu, pengguna, dll. Dan untuk mengetahui bahwa suatu perencanaan itu baik dan efektif atau tidaknya dapat dilihat dari isi dalam perencanaan tersebut terdapat 5W+1H, Perencanaan disusun sesuai dengan tujuan perusahaan ,Tepat sasaran, Logis dan Rasional, Komprehensif, Fleksibel, Komitmen, Realistis.

2.      SARAN

Penulis banyak berharap para pembaca yang budiman bisa memberikan kritik dan saran yang membangun kepada penulis demi sempurnanya makalah ini dan dan penulisan makalah di kesempatan-kesempatan berikutnya. Semoga makalah ini berguna bagi penulis pada khususnya juga para pembaca yang budiman pada umumnya

DAFTAR PUSTAKA

http://arieucihasazuke.blogspot.com/2009/10/hubungan-perencanaan-dengan-fungsi.html

http://xiaolichen14.wordpress.com/2013/11/24/perencanaan-manfaat-dan-jenis-jenis-perencanaan-    dalam-organisasi/
http://id.wikipedia.org/wiki/Proses_perencanaan

http://annisadevyanadewi.weebly.com/materi-klp-1/-pengantar-manajemen-perencanaan-strategis-pemecahan-masalah-dan-pengambilan-keputusan